Istotną sprawą jaką powinno się ustalić w badaniach jest określenie celu i funkcji spełnianych przez badany dział lub stanowisko pracy. Należy określić zakres i wartość świadczonych usług zarówno dla „klientów” zewnętrznych jak i wewnętrznych. Badania powinny dać materiał do ustalenia stanu istniejącego a także do racjonalizacji przepływu informacji z punktu widzenia czasu trwania i podniesienia jakości ich przetwarzania, a więc do postępu technicznego a także do racjonalizacji rozmieszczenia poszczególnych komórek i stanowisk pracy. Sprawność funkcjonowania biura zależy nie tylko od doboru właściwych metod tworzenia i obróbki informacji, ale także od wyboru najkorzystniejszego i zajmującego najmniej czasu sposobu ich przekazywania właściwym odbiorcom.
Oceniając produktywność pracy biurowej należy zwrócić uwagę nie tylko na czas jej wykonywania i wkład pracy, ale również zużyte materiały, koszty związane z zakupem sprzętu, jego wykorzystywanie, koszty utrzymania lokalu, w którym praca przebiega, oraz ilość, jakość i pracochłonność określonego działania.